Dobrou zprávou je, že k vedení porady nepotřebujete
žádné speciální vlastnosti či dovednosti, zvládne to úplně každý. Stačí se
držet několika následujících tipů.
1. Z jakého důvodu meeting svoláváte
Možná se vám zdá tato otázka banální - přece kdyby to nebylo
potřeba, žádná porada není. Ale zkuste se opravdu zamyslet nad tím, jaký účel
vaše setkání má. A formulujte je (ideálně na papír) včetně dílčích cílů a
problémů, jež byste se svými kolegy či podřízenými rádi probrali. Pomůže vám to
nejen lépe se na setkání připravit, ale také neztratit během meetingu nit.
Vyplatí se také témata porady všem zúčastněným poslat alespoň o den dřív - tak
aby i oni měli čas na přípravu. Mimochodem, není od věci kromě témat plánovat
také čas. Abyste jej měli dostatek na probrání všeho důležitého, na případné
dotazy a diskusi, ale také abyste nepřetáhli.
2. Kolik lidí přijde
Dalším z užitečných pravidel je zvát na meeting jen ty,
kterých se jeho obsah týká. Jednak nebudete muset ztrácet čas zdlouhavým
zasvěcováním do problematiky lidí, kteří o tématu zatím neslyšeli, jednak na
vás nebudou během porady hledět zmatené (a později i nejspíš lehce znuděné) oči
poloviny účastníků, kteří by jistě svůj čas využili lépe.
3. V kolik a jak dlouho
Když už jsme nakousli téma času - také termín porady volte
s ohledem na možnosti svého týmu. Obecně se nedoporučuje pořádat meetingy
v pátek. Důvod je jednoduchý - lidé bývají už myšlenkami jinde, a navíc
představa, že se porada protáhne, což jim zkomplikuje odjezd na víkend, není
nic, co by podpořilo u vašeho publika pozitivní přístup a snahu o milou
atmosféru. Ostatně zmíněné protahování meetingu je nešvar, jemuž se vyplatí
vyhnout. Samozřejmě není žádná katastrofa, když skončíte o pět minut později,
nicméně nepřetahujte víc, než byste měli.
4. Pěkně strukturovaně
Abyste se vyhnuli pořádání jedné z oněch porad "na
nic", vyplatí se pamatovat i na stanovení struktury porady. Tu si pro sebe
připravte v rámci plánování, nicméně je dobré s ní na začátku setkání
seznámit i kolegy. To aby věděli, co mohou čekat a také co se očekává od nich.
Nebojte se ani účastníky aktivně zapojit - nečekejte, až se budou ptát oni vás,
pokládejte jim otázky během porady a ujišťujte se, že rozumí tomu, co říkáte (a
také že vás vnímají). Ostatně každý z nich by měl mít již během porady
jasno, co se od něho očekává a jaké budou jeho úkoly. Při jejich rozdílení buďte
co nejvíce konkrétní a ujišťujte se, že vás druhá strana zcela pochopila. Náš
mozek má totiž rád, když dostává jasné instrukce, s jasnými termíny a
všemi detaily. Díky tomu si mnohem více zapamatuje a zvýší se pravděpodobnost,
že daný úkol splní.
5. Co se psáno, to je dáno
Ačkoli si většina lidí píše v průběhu porady poznámky,
míváme tendenci zapisovat si jen to, co se týká bezprostředně nás. Ovšem
z každého meetingu by měl vzniknout i oficiální a souhrnný zápis. To aby
všichni měli kdykoli k dispozici přehled všech probíraných témat. O zápis
můžete požádat některého z pozvaných lidí, nicméně pokud máte možnost
delegovat některého člena svého týmu, který není aktivním účastníkem, jako
zapisovatele, využijte toho. Alespoň nebudete riskovat, že někdo pro samou
snahu vše zaznamenat přehlédne úkol pro sebe. Zápis pak všem rozešlete co
nejdříve.
6. Veďte, řiďte, ale s úsměvem
Není třeba si nic nalhávat - porady u drtivé většiny lidí
nevzbuzují právě nadšení. Ovšem pokud budete od počátku přistupovat veřejně
k meetingu jako k nutnému zlu, do kterého se nechce ani vám, nějakou
pozitivní odezvu nemůžete od ostatních očekávat. Takže nasaďte úsměv a dobrou
náladu, uvidíte, že strhnete i ostatní (nebo alespoň většinu).
Co se samotného vedení týče, nenechávejte poradu příliš
vybočovat z naplánovaných témat a "rozvrhu". Navzdory některým teoriím
nemá lidský mozek kapacitu na to, aby se 100procentně věnoval několika problémům
najednou. Navíc hrozí, že z nutných úkolů proberete sotva polovičku. A to
je škoda. Samozřejmě to neznamená, že budete poradu vést jako diktátor -
rozhodně nechávejte dostatek prostoru pro zpětnou vazbu, dotazy a připomínky.
Snažte se také při poradě vždy soustředit na ni - pokud máte pocit, že vám
v hlavě "víří" příliš mnoho myšlenek, vyzkoušejte osvědčenou techniku na zklidnění a zvýšení
soustředění.
Pokud cítíte, že váš tým by potřeboval pomoci nejen
v oblasti porad, ale i například i se zlepšením vztahů mezi jednotlivými
členy, s time managementem, řízením lidí apod., můžete využít služeb kouče,
který se na firemní
koučink specializuje.
Autor: Ing. Andrea Gawron, ACC (ICF)
Foto: Stockphotosecrets.com